Vorstandsarbeit

Was der Vorstand entscheidet, bleibt auffindbar.

Sitzungen, Protokolle, Beschlüsse, Umlaufverfahren, Mitgliederversammlung, Gremien und Aufgaben – von der Einladung bis zu dem Satz, den in fünf Jahren jemand sucht.

Sitzungen mit Einladung, Tagesordnung, Anwesenheit und Protokoll
Beschlussregister, fortlaufend nummeriert und nicht löschbar
Umlaufbeschlüsse mit Abstimmung des Vorstands
Mitgliederversammlung von der Einladung bis zum Protokoll
Gremien, Aufgabenbretter, Rollen und Rechte je Amt

Das Beschlussregister als Liste, gefiltert ab dem 01.01.2019: acht Beschlüsse von 2026-004 bis 2024-003, jeder mit fortlaufender Nummer, Datum, Titel, Status, Geltung und Herkunft – Sitzung, Umlaufbeschluss oder Mitgliederversammlung. Der letzte ist ein abgelehnter Antrag von 2024 mit dem Vermerk „Nicht gefasst". — Ein Register, nicht drei: Sitzung, Umlaufbeschluss und Mitgliederversammlung landen in derselben Liste.

Ein Ausschnitt des Aufgabenbretts „Sommerfest 2027" mit den Spalten Offen und In Arbeit. Jede Karte nennt die Aufgabe, wer zuständig ist, das Fälligkeitsdatum und wie lange sie schon liegt; die zwei offenen Karten sind rot als überfällig gekennzeichnet. — Ein Brett für das, was zwischen den Sitzungen liegen bleibt. An jeder Karte steht, wer zuständig ist – und wie lange sie schon liegt.

Was beschlossen wurde

Sitzungen und Protokolle

Einladung mit Tagesordnung, Anwesenheit, Beschlusspunkte, Protokoll. Das Protokoll wird förmlich festgestellt – wer bestätigt oder Einwand erhebt, ist dabei benannt.

Das Beschlussregister

Jeder Beschluss wird ein eigener, durchsuchbarer Eintrag mit fortlaufender Nummer – gleich, ob er in einer Sitzung, im Umlauf oder in der Mitgliederversammlung gefasst wurde. Ein Register, nicht drei.

Mitgliederversammlung

Einladung und Tagesordnung, Anträge und Berichte getrennt, Abstimmung über jeden Antrag einzeln, Protokoll. Wer noch mit der Post lädt, bekommt Serienbrief, Etiketten und eine Abhakliste als PDF.

Gremien, Aufgaben, Rechte

Vorstand, Beirat, Ausschüsse – jedes Gremium mit eigener Besetzung. Dazu Aufgabenbretter für das, was zwischen den Sitzungen liegen bleibt, und Rechte, die am Amt hängen: Der Kassenwart braucht keine Protokollrechte.

Was das im Alltag heißt

Wer hat 2019 den Zuschuss für die Jugendabteilung bewilligt?

Vier Vorstände später steht er noch da: mit fortlaufender Nummer, Datum und vollem Wortlaut, gefunden über die Volltextsuche statt über einen Aktenordner. Ein Registereintrag lässt sich nicht bearbeiten und nicht löschen – eine Korrektur ist ein neuer Beschluss, der auf den alten verweist. Bei Umlaufbeschlüssen und Beschlüssen der Mitgliederversammlung steht das Abstimmungsergebnis dabei.

Die Jahresrechnung liegt vor der Versammlung, nicht am Vorabend

Sie wird nicht geschrieben, sie entsteht – aus den Buchungen, die ohnehin das ganze Jahr über erfasst wurden, in der Gliederung, die das amtliche Muster vorgibt. Wer bis dahin gebucht hat, hat sie. Und für die Wahl daneben lässt sich geheim abstimmen: Stimmen und Stimmberechtigte werden dabei getrennt aufgezeichnet, die Urne trägt keinen Namen.

Vorstandsarbeit

Zwischen den Sitzungen: der Umlaufbeschluss

Nicht jede Entscheidung wartet bis zur nächsten Sitzung. Der Vorstand stimmt im Umlauf ab, jede Stimme ist zurechenbar – geheim geht hier nicht, § 32 Abs. 2 BGB verlangt Textform von jeder Person. Aus der Abstimmung entsteht ein Beschluss, und der landet in demselben Register wie alles andere.

Die anderen Bereiche sind schon dabei

Es gibt ein Paket, und darin ist alles – die anderen Bereiche sind nicht dazuzubuchen, sie sind schon da.

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