Geld
Das ist der Teil, vor dem die meisten zurückschrecken – und der Teil, in dem eine Tabellenkalkulation am wenigsten hilft. Eine Tabelle rechnet, was Sie hineinschreiben. Sie weiß nicht, was ein gemeinnütziger Verein dem Finanzamt schuldet.
Beitragsarten, Fälligkeiten, ein Beitragslauf für das ganze Jahr. Wer ein Mandat erteilt hat, wird per SEPA-Lastschrift eingezogen; alle anderen bekommen eine Beitragsrechnung. Beide Wege sind gebaut, und beide führen auf dieselbe Forderung.
Ein gemeinnütziger Verein muss getrennt ausweisen: ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Die Software fragt das an jeder Buchung – Sie müssen die Zuordnung nicht auswendig können.
Jede Buchung hängt an ihrem Beleg. Fixierte Buchungen sind unveränderlich – eine Korrektur ist eine Gegenbuchung, kein stilles Überschreiben. Kontoauszüge lesen Sie als CSV, CAMT oder MT940 ein.
Zwei Blätter für zwei Adressaten aus derselben Rechnung: die Jahresrechnung, die der Vorstand seiner Mitgliederversammlung schuldet, und der Kassenbericht, den ein kleiner Verein dem Finanzamt beilegt.
Kassenbericht, Satzung, Bescheide und die festgestellten Protokolle Ihrer Mitgliederversammlungen – ein PDF, das Sie herunterladen und einreichen. Vorneweg ein Deckblatt, das auflistet, was enthalten ist und was fehlt. Fehlen Satzung oder Tätigkeitsbericht, entsteht gar kein Päckchen: ein unvollständiges Bündel macht dem Verein Arbeit, statt sie ihm abzunehmen. Und wenn der Freistellungsbescheid so alt wird, dass er keine Zuwendungsbestätigung mehr trägt, steht das vorher auf der Übersicht – mit der Vorschrift daneben.
Der Kassenprüfer bekommt einen eigenen Zugang, der nur lesen darf – kein geteiltes Passwort, keine Papierstapel per E-Mail. Zu jedem Ausdruck sagt die Software, ob er noch dem entspricht, was heute im System steht, und hebt die Zeilen hervor, die sich geändert haben. Wurde nach dem Druck storniert, steht das ganz oben und nicht irgendwo darunter.
Vor jedem Lastschrifteinzug muss der Verein Betrag und Fälligkeitstag ankündigen; ohne das ist der Einzug rechtswidrig. Hier ist das keine Warnung, die man wegklickt: für ein Mitglied ohne nachgewiesene Ankündigung entsteht in der Bankdatei schlicht keine Zeile – und wenn sich der Betrag seit der Ankündigung geändert hat, ebenfalls nicht. Daneben steht, warum.
Auf einem Ausdruck steht ein QR-Code und eine kurze Zeichenfolge. Wer beides hat, sieht ohne Anmeldung, wann gedruckt wurde, ob sich seither etwas geändert hat und ob die Buchung inzwischen storniert wurde. Diese Auskunft nennt weder Beträge noch Namen – sie beantwortet genau die Frage, die ein Prüfer stellt, und sonst nichts. Wer einen eigenen Zugang hat, sieht daneben die vollständige Gegenüberstellung.
Geld
Sie entsteht auf dem amtlich vorgeschriebenen Vordruck – und die Software füllt kein Feld mit einer Vermutung: ohne Freistellungsbescheid, ohne Finanzamt und Steuernummer wird keine ausgestellt. Jede ausgestellte steht in einem Verzeichnis, jede lässt sich widerrufen – und widerrufen heißt vermerkt, nicht gelöscht. Das Mitglied holt sich sein Blatt in seinem eigenen Zugang, statt im Februar beim Kassenwart anzurufen.
Es gibt ein Paket, und darin ist alles – die anderen Bereiche sind nicht dazuzubuchen, sie sind schon da.
Menschen
Wer im Verein istVorstandsarbeit
Was beschlossen wurdeAußenauftritt
Was nach außen geht